Les KPI (Key Performance Indicator), ou indicateurs clés de performance, sont des mesures utilisées pour évaluer le succès d'une entreprise ou d'une organisation. Selon vos besoins, vous pouvez vous-même définir les KPI que vous souhaitez pour évaluer des points spécifiques au sein de votre entreprise. Les indicateurs clés de performances peuvent donc être utilisés à grande, mais également petite échelle.
Pourquoi utiliser les KPI pour ses projets ?
Les indicateurs clés de performance vous permettent d'identifier les domaines qui doivent être améliorés. Les informations récoltées grâce aux KPI seront des indications sur les décisions à prendre.
À l'échelle d'un portefeuille de projet, ils sont utilisés pour avoir une vision globale. Ils vous aideront à identifier les points nécessitant une attention supplémentaire dans vos différents projets. L'objectif des KPI est de vous offrir un aperçu de l'efficacité et l'accomplissement des objectifs pour chaque projet de votre portefeuille.
Les indicateurs clés de performance sont ainsi essentiels pour toute organisation qui cherche à maximiser la rentabilité de ses investissements en termes de temps, d'argent et de ressources.
Ils fournissent des indications sur les améliorations à apporter et sur les stratégies les plus efficaces.
Selon les domaines de vos projets, certains KPIs seront davantage pertinents. Par exemple, pour évaluer un projet centré sur la présence digitale, les KPI les plus performants seront : les visites du site Web, l'engagement sur les réseaux sociaux...
En offrant une visibilité sur les performances de l'ensemble des actions mises en œuvre, les indicateurs clés de performance permettent :
de suivre les progrès réalisés
de prendre des décisions éclairées
Et cela, sur les domaines dans lesquels elles doivent concentrer leurs efforts.
L'utilisation de KPI est donc essentielle pour maximiser les ressources et performances des projets qu'une entreprise souhaite développer sur le marché. Sur le long terme, ces analyses et mesures vous permettront de posséder des avantages concurrentiels.
Qu’est-ce qui fait un bon KPI pour la gestion de projet ?
Toute l'efficacité d'un KPI s'obtient en définissant son utilité et ses objectifs le plus précisément possible. En écho à la partie précédente, le type de projet que vous menez détermine au préalable les utilités d'une utilisation de KPI.
Mais plus généralement, les indicateurs clés de performance doivent être des unités de mesures qui aideront vos projets à être :
Spécifiques
Mesurables
Atteignables
Réalistes
Temporairement limités
Cette méthodologie est la méthodologie SMART.
Lorsque vous choisissez les indicateurs clés de performance de chaque projet, il faut qu'ils répondent à des besoins précis.
Cependant, parfois, il peut être difficile de les déterminer avant la mise en place du projet. Voici alors quelques critères, liés à la méthode SMART, qui aideront à un premier choix.
Vos KPI doivent :
avoir un lien avec un objectif défini
mesurer un aspect précis tout au long du projet
posséder une délimitation temporelle
être simple pour les collaborateurs, ce qui évitera des difficultés liées à l'incompréhension
paramétrer de manière à aider à la prise de décision
personnaliser à votre projet
Maintenant que nous avons défini les principes, nous allons nous intéresser à trois types de KPI, qui sont généralement les plus utilisés, sur tout type de portefeuille de projets.
Les KPI d’efficacité
La vue d'ensemble de votre projet est mesurable grâce à son efficacité. C'est le premier aspect à analyser dans la réalisation de projets, car ce constat vous permettra de prendre des décisions qui affectent des parties plus précises de votre projet.
Ces KPI permettent de contrôler la mise en place des projets, leurs avancements et les difficultés rencontrées. Pour faire ce constat, vous pouvez utiliser ses différents KPI :
KPI de tâches réalisées
KPI de taux d'avancement
KPI de mesure de productivité
Mesurer la qualité du travail planifié et la qualité produite vous permettra de réévaluer votre projet et sa réalisation pour pouvoir corriger les défauts existants.
Ce premier type d'indicateurs clés de performance va ensuite vous permettre de vous focaliser sur le contrôle de sujets plus précis au sein de votre projet, comme les coûts.
Les KPI de coûts
Lors de la mise en place de vos projets, des stratégies financières ainsi que des hypothèses ont été discutées. Pour vous aider à contrôler vos estimations et faire un état des lieux de la réalité, les KPI de coût sont la clé. Grâce à eux, vous pourrez mesurer les coûts réels et les coûts prévus initialement.
Voici quelques indices que vous pourrez utiliser :
les dépenses extérieures (achats externes)
les heures passées sur les projets
les investissements
Suite aux indicateurs d'efficacité et de coûts, vous pourrez, en troisième étape, faire un constat des deux domaines analysés pour vous intéresser aux délais liés au projet.
Les KPI de délais
Cet indicateur permet de mesurer si une tâche est plus longue à accomplir que ce qui avait été initialement prévu.
KPI de durée des tâches
KPI de temps consacré sur le projet
KPI de taux de retard
KPI d'écart de durée
KPI d'écart de délai
Les indicateurs clé de performances centrés sur les délais vous permettent de contrôler les retards qui pourraient survenir.
La mise en place de ces différents KPI vous permet de contrôler l'évolution de votre portefeuille de projet. En mesurant ces différents aspects lors de la réalisation de vos projets, vous pourrez améliorer la réalisation dans son ensemble. Cela vous aidera à identifier rapidement les difficultés survenant et prendre les bonnes décisions.
Bien évidemment, cette liste n'est pas exhaustive, il existe de nombreux autres types de KPI et vous pouvez également créer vos propres indicateurs clés de performances adaptés à vos besoins. La clé de leur réussite se trouve dans la pertinence de leur utilisation.
Manager les KPI de vos projets avec Strategeex
Chez Strategeex, nous possédons une plateforme, STEER, qui vous permet de structurer votre portefeuille de projets pour piloter avec succès vos différents projets selon leurs typologies.
Pour une réussite de vos projets, nous avons intégré dans STEER deux phases de pilotage:
L'utilisation d'un diagramme de GANTT
L'objectif est de piloter le taux d'avancement de chacune des phases de vos projets. Vous pourrez visualiser les statuts de chaque phase et maîtriser votre suivi de priorisation du début à la fin du projet.
Le suivi du succès grâce aux KPI
En combinaison avec le suivi via GANTT, un module de KPI est disponible chez STEER. Il vous permettra de créer vos indicateurs, de faire des projections et d'analyser les résultats actuels, de comparer vos KPI.
Grâce aux outils comme le global scoreboard et le dashboard, vous pourrez comparer vos KPI et instaurer des indicateurs de performances en phase avec vos projets et leurs étapes spécifiques.
STEER est la plateforme qu’il vous faut si vous souhaitez centraliser toutes vos tâches de pilotage.
Si vous souhaitez plus d'information, vous pouvez dès à présent consulter notre article de blog sur le sujet ou prendre rendez-vous avec nos experts.
Strategeexement.